Faça o Trabalho que Precisa Ser Feito - resenha crítica

Admita: você não consegue fazer tudo!

O livro começa com a dura realidade de que os seres humanos naturalmente resistem ao fato de que não é possível fazer tudo. Em um primeiro momento, reconhecer isso pode ser deprimente, mas a partir de uma visão mais profunda, poderá ser tremendamente fortalecedor.

Para deixar esse fato ainda mais claro, a autora nos apresenta Brad (personagem fictício), um trabalhador muito esforçado e o maior gerador de receitas de sua profissão que reconhece isso.

Assim, ele não se intimidou quando sua decisão de brincar com os filhos em vez de utilizar a internet do avião – durante um voo de cinco horas para Boston, lhe rendeu 500 novos e-mails, cada qual aguardando pronta resposta.

Estando profundamente focado em fazer o trabalho que precisa ser feito, ele não se obrigou a começar a responder logo de cara. Brad simplesmente desligou o seu BlackBerry até que estivesse em seu quarto de hotel e, então, delegou algumas tarefas e depois fez algumas ligações – tudo isso levou apenas uma hora!

Ao desligar seu laptop e telefone, ele desfrutou de um agradável jantar em família. Aparentemente, esse era o trabalho que precisava ser feito naquele momento.

Nos empreendimentos humanos, uma coisa é certa: não há como fugir da onda ininterrupta de distrações em formas de e-mails, mensagens de textos e mídias sociais – isso para mencionarmos apenas o fluxo baseado nas modernas tecnologias.

Então, como podemos superar tudo isso? Para a autora, é fundamental encontrar o seu foco, dominar as distrações (e evitá-las tanto quanto possível) e depois fazer o trabalho que precisa ser feito.

Diga sim a dizer não

Se você não passou o último ano preparando o terreno antes de solicitar um aumento ao seu chefe – especialmente durante crises econômicas austeras como a que ora atravessamos – então há uma grande chance de que a sua solicitação seja recusada.

No entanto, existe uma fórmula para obter mais dinheiro ao longo do tempo – sua capacidade de priorizar. Trata-se de outra dica crucial para fazer o trabalho que precisa ser feito.

Funciona assim: mais valor gera mais dinheiro. Por exemplo, quando você se concentra no trabalho que trará a maior recompensa tanto à sua empresa quanto a você mesmo, está automaticamente adicionando mais valor a ele.

Quando outros problemas surgirem para interromper o seu sistema de priorização, opte pela palavra “não” sem pensar duas vezes. Você pode, inclusive, criar textos já personalizados para recusar projetos e/ou convites e, até mesmo, convencer o seu chefe acerca de como a sua recusa será melhor para a empresa.

Chega de multitarefa

A ideia de que a multitarefa economiza tempo e reduz a carga de trabalho é um erro, infelizmente, muito comum. Em ambos os aspectos, a multitarefa entrega justamente o contrário, ou seja, desperdiça o seu tempo e aumenta sua carga de trabalho.

Embora isso pareça um pouco exagerado, a verdade é que você trabalha mais quando se concentra em uma coisa de cada vez. Com efeito, basta saber como organizar o seu tempo para que seja capaz de quebrar o mau hábito da procrastinação.

Para tanto, você não deve abrir seus e-mails no início da manhã. Sabendo que nas manhãs estão as horas mais produtivas do dia, abrir sua caixa de entrada nesse momento mudará automaticamente sua concentração, levando-lhe a fazer tarefas que poderiam ser realizadas por outros, enquanto a sua lista fica para trás.

Sempre que você tiver a impressão de que dispõe de um bom tempo para trabalhar, aproveite para colocar em prática os seus projetos mais longos. São estes projetos que você ignora facilmente, à medida que eles demandam muito trabalho ou alguma especialização que você ainda não adquiriu.

Assim, não permita que os seus projetos de longo prazo se convertam naquele incômodo pânico da última hora, utilizando qualquer pequeno tempo extra com inteligência e objetividade.

Listas de tarefas que funcionam

Criar listas de tarefas pode ser tão assustador quanto segui-las. Felizmente, a presente obra indica o segredo da criação de listas de tarefas que realmente funcionam: a especificidade. Trata-se do elemento fundamental para criar uma lista de tarefas eficaz. Veja o estudo de caso abaixo:

Lista de tarefas A

• fazer planos para receber a visita do tio Joe.

Lista de tarefas B

• planejando a visita de tio Joe
• ligar para o Kenny trazer o violão às 12h;
• ligar para 553-7134 para comprar flores;
• pedir uma pizza na pizzaria preferida do tio Joe, ligando para 555-8245;

Como pode perceber, a Lista A parece muito complexa, logo, há uma tendência natural a ignorá-la ou deixá-la “para depois”. Entretanto, a Lista B parece facilmente realizável, uma vez que é bastante simples e precisa.

Além de assegurar a especificidade em suas listas de tarefas, use sempre o calendário, atribuindo prazos (deadlines) para cada tarefa específica a fim de turbinar as suas conquistas.

Por fim, ofereça recompensas a si mesmo. Afinal de contas, você merece ser recompensado por realizar com sucesso esse trabalho tedioso, não é mesmo? 

Então, faça uma pausa, pegue uma caixa de chocolates, converse por 10 minutos com um amigo ou faça qualquer outra coisa que lhe ajude a reencontrar o equilíbrio entre trabalho e lazer.

Mantenha-se produtivo criando rituais

Os rituais, nesse contexto, indicam rotinas capazes de fazer com que os hábitos produtivos se tornem automáticos. Pode ser uma leitura diária de 60 minutos, um exercício físico de 15 minutos etc.

Um ritual obrigatório para qualquer um consiste em ter um encontro com a pessoa mais importante da sua vida: você mesmo. Cultive esse ritual e nunca deixe de praticá-lo.

Outro ritual muito importante para se manter produtivo é escrever listas de tarefas, pois, como disse David Allen, célebre autor e consultor em produtividade, nossas cabeças foram feitas para ter ideias e não para segurá-las.

Durma mais e conserve sua energia, não o seu tempo

Muitas pessoas dão uma atenção exagerada ao “tempo”, mas ignoram a parte vital de sua natureza humana: a energia. Somos rápidos em esquecer que o tempo é estático e a energia é dinâmica.

Durante uma entrevista com David Allen e Tony Schwartz, um dos mais renomados jornalistas de negócios dos Estados Unidos, ambos elucidaram a íntima relação existente entre energia e produtividade.

Na ocasião, os autores revelaram os motivos pelos quais as pessoas deveriam abordar o trabalho como uma série de “corridas de 100 metros”, e não uma maratona de longa distância: para se manterem altamente produtivas.

Há um ditado bastante difundido nos meios militares estadunidenses: “always stay alive” (“mantenha-se sempre vivo”, em tradução livre). Para nossa autora, a regra de “mantenha-se sempre produtivo” deve ser o seu correspondente civil.

Isso significa tirar cochilos breves ao longo do dia, especialmente durante o horário de trabalho, para aumentar os seus níveis de energia. Dessa forma, os empregadores são aconselhados a incluir sessões de soneca nas rotinas de trabalho de suas empresas.

Afinal, não é por acaso que os profissionais de maior desempenho são, justamente, aqueles que dormem mais.

Notas finais

Como você deve ter notado, “Faça o Trabalho que Precisa Ser Feito” não traz aos leitores um método pronto e acabado, com um minucioso passo a passo a ser seguido à risca.

Isso se dá por que as autoras reconhecem que, além do fato de que cada pessoa é intrinsecamente diferente uma da outra, há, nos dias atuais, uma intensa complexidade quanto aos diferentes tipos de trabalho.

Dessa forma, o seu sistema de produtividade deve ser uma construção exclusivamente sua, pois ele só funcionará enquanto você realmente acreditar nele. Caso permita que o ceticismo se infiltre – sobre a necessária disciplina para segui-lo, a suposta superioridade de outros métodos ou as recompensas prometidas – o caos se instaurará em sua rotina de trabalho.

Portanto, faça uma autocrítica consistente acerca dos seus maus hábitos, ou seja, aqueles que emperram a sua produtividade e, a partir desse ponto, utilize as orientações deste microbook para ajustá-lo às suas necessidades e particularidades profissionais.

Dica do 12min

Gostou do microbook? Então, leia também “Produtividade Para Quem Quer Tempo” e saiba como aumentar os seus níveis de energia e desenvolver uma mentalidade vencedora!